Assistent coördinator vrijwilligers m/v/x

Als oudste stadsmuseum van Nederland heten we iedereen welkom. De programmering van het museum is zeer gevarieerd: van de grootste Rietveld-collectie ter wereld tot het originele Dick Bruna-atelier, van de Utrechtse Caravaggisten tot Charley Toorop, van Jan Taminiau, hedendaagse kunst en design tot het indrukwekkende zeventiende-eeuwse poppenhuis en het beroemde, eeuwenoude Utrechtse schip. Ook het nijntje museum, het allerleukste museum voor peuters en kleuters, en het Rietveld Schröderhuis maken deel uit van Centraal Museum Utrecht. De collectie van het museum bestaat uit ongeveer 75.000 objecten, verzameld in de loop van bijna 200 jaar. Die collectie vormt de basis én springplank voor de programma’s en projecten waarmee het museum werkt aan de missie samen bouwen aan een leefbare cultuur.

Onze locaties trekken samen ruim 400.000 bezoekers. Ons team bestaat uit ongeveer honderd collega’s en ruim 150 vrijwilligers. Lees meer over het museum, onze programmering, en ons team.

Als Assistent Coördinator Vrijwilligers werk je op de afdeling Commerciële Zaken, binnen het team Winkels, Publiekszaken & Rietveld Schröderhuis. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers, de informatievoorziening en verschillende commerciële activiteiten binnen het museum.

Je werkt nauw samen met de vrijwilligerscoördinator. Samen zorgen jullie ervoor dat er gedurende de week een van jullie aanwezig is. Je werkt 32 uur per week, verdeeld over vier dagen, waaronder één weekenddag. De ene week werk je van woensdag tot en met zaterdag, de andere week van woensdag tot en met vrijdag en op zondag. Op woensdag werken jullie samen en dragen jullie lopende zaken aan elkaar over.

Binnen de afdeling staan gastvrijheid, professionaliteit, samenwerking, enthousiasme, creativiteit en proactiviteit centraal.

Als Assistent Coördinator Vrijwilligers zorg je samen met de vrijwilligerscoördinator voor de dagelijkse begeleiding en coördinatie van de vrijwilligers. Je bent zichtbaar op de werkvloer en een toegankelijk aanspreekpunt voor vrijwilligers en collega's.
Je:

• begeleidt vrijwilligers bij hun werkzaamheden en zorgt dat zij tijdig over de juiste informatie beschikken;
• maakt en geeft briefings, voert gesprekken met vrijwilligers over hun werk en ervaringen en zorgt voor een goede overdracht van informatie;
• maakt de planning en roosters voor vrijwilligers en regelt vervanging bij ziekte of onverwachte uitval;
• ondersteunt bij de werving en selectie van nieuwe vrijwilligers en verzorgt de bijbehorende administratie;
• verzorgt floormanagement, met name in het nijntje museum, en signaleert verbeterpunten op het gebied van gastvrijheid, bezoekersstromen, onderhoud, schoonmaak en informatievoorziening;
• behandelt vragen van bezoekers en denkt mee over het verbeteren van de bezoekerservaring;
• stemt met collega's uit de organisatie af over de inzet van vrijwilligers bij projecten, evenementen en openingen;
• werkt samen met het vrijwilligersplatform en levert input voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van het vrijwilligersbeleid.

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend maak je de dagelijkse briefing en los je een roosteruitdaging op. 's Middags voer je bijvoorbeeld een kennismakingsgesprek met een nieuwe vrijwilliger, bereid je een kwartaaloverleg voor en bespreek je signalen van de werkvloer met collega's. Juist die combinatie van mensen begeleiden, organiseren en samenwerken maakt deze functie veelzijdig.

Je houdt van werken met mensen en krijgt energie van het organiseren en regelen van zaken. Je weet op een prettige en duidelijke manier mensen mee te nemen en kunt goed omgaan met verschillende wensen en verwachtingen. Je houdt overzicht wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen en neemt initiatief als je ziet dat iets beter of anders kan. Je communiceert gemakkelijk met verschillende mensen en werkt nauwkeurig bij het maken van planningen en het bijhouden van administratie. Daarnaast is het belangrijk dat je:

• ervaring hebt met het begeleiden, coördineren of aansturen van mensen
• goed kunt plannen en organiseren
• digitaal vaardig bent en gemakkelijk je weg vindt in plannings- en administratieve systemen
• beschikbaar bent voor het genoemde werkrooster, inclusief één weekenddag per week

• Passende arbeidsvoorwaarden conform de Museum-cao. De functie is ingeschaald in schaal 8, op een trede die afhangt van de kennis en ervaring die je meebrengt (dit betekent een salaris van € 3.334,- tot € 4.233,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek);
• Het pensioen is ondergebracht bij het ABP;
• 8% vakantiegeld en 3,4% eindejaarsuitkering;
• Volledige vergoeding van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer op basis van tweede klas, of een fietsvergoeding van € 0,25 per kilometer
• Je mag het museum bezoeken met 4 introducees en hebt daarnaast de mogelijkheid tot het gebruiken van een ICOM kaart waarmee je wereldwijd toegang hebt tot diverse musea;
• In eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Om te zorgen dat alle kandidaten op dezelfde manier objectief beoordeeld worden, vragen we je niet om een sollicitatiebrief of CV. In plaats daarvan stellen we alle kandidaten dezelfde vragen, waarmee we zicht krijgen op de mate waarin je aan de functie-eisen voldoet.

• Beantwoord de vijf vragen hieronder in maximaal 200 woorden per vraag.
• In de eerste selectieronde beoordelen we je uitsluitend op je antwoorden, besteed hier dus voldoende aandacht aan.
• We vragen wel om je naam, telefoonnummer en e-mailadres. De sollicitatiecommissie ziet deze gegevens niet tijdens de eerste selectie.
• Stuur je antwoorden uiterlijk donderdag 5 november 2026 in via dit formulier
• We sluiten de vacature eerder als we 40 reacties hebben ontvangen.
• Sollicitaties die op een andere manier binnenkomen, nemen we niet in behandeling.
• De eerste sollicitatiegesprekken zijn op woensdag 25 november 2026.