Wie ben jij

Je zorgt voor de volledige organisatie van een evenement, van acquisitie en het eerste contact met de opdrachtgever, tot het inventariseren van alle mogelijke wensen en eisen van de opdrachtgever, die je uitwerkt tot een scherpe offerte.

Jij bent enthousiast en flexibel, je krijgt energie van successen en je hebt ervaring in de horeca- en evenementenbranche. Je bent assertief, je ziet altijd werk liggen en hoewel je een teamspeler bent, kun je ook goed zelfstandig verantwoordelijkheid dragen. Je weet jouw enthousiasme over te brengen op de gasten. Daarnaast ben je representatief en communicatief vaardig, ook in e-mails en aan de telefoon.

Hoewel je grotendeels op ons kantoor zit, ben je veel in de benen en probeer je altijd even langs te gaan tijdens het evenement. Je bent dan stand-by voor vragen. Regelmatig draai je zelf ook mee op events, zodat je feeling met de werkvloer houdt, je team goed leert kennen en verbeteringen op de vloer kunt signaleren en oppakken.

Het Centraal Museum is een diverse en inclusieve organisatie. Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft en van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil kunt maken voor onze organisatie.

Wie zijn wij?

Als oudste stadsmuseum van Nederland willen we iedereen welkom heten. Het Centraal Museum bezit de grootste Rietveld-collectie ter wereld, maar ook een reconstructie van het originele Dick Bruna-atelier. Van de Utrechtse caravaggisten tot Marlene Dumas, en van Iris van Herpen tot het indrukwekkende zeventiende-eeuwse poppenhuis: wij willen met onze verhalen de blik van de bezoeker verruimen.

Utrecht is onze basis, de wereld is ons speelveld. Een museum waar je altijd geïnspireerd vandaan komt, met een actief verzamel- en presentatiebeleid op het gebied van kunst en geschiedenis. Het nijntje museum, het allerleukste museum voor peuters en kleuters, en het Rietveld Schröderhuis maken deel uit van de Stichting Centraal Museum. Zowel in als buiten het museum vinden diverse rondleidingen en activiteiten plaats. Ook bieden wij locaties voor evenementen: de Tuinzalen, de museumtuin en de naastgelegen Nicolaïkerk.

Onze locaties samen trekken jaarlijks ruim 350.000 bezoekers. Wij werken met meer dan honderd collega’s en een even grote groep vrijwilligers op verschillende plekken en in verschillende functies binnen het museum.

Wat vragen we van je?

Je coördineert de volledige organisatie en de operationele uitvoering van een evenement. Dat betekent dat je een helder draaiboek opstelt, personeel inhuurt, de catering verzorgt via een van onze (externe) cateraars, inclusief het bestellen van de overige food and beverages en de benodigde facilitaire en audiovisuele voorzieningen. Je informeert de betrokken collega’s (waaronder Beveiliging) en je zorgt voor de aankleding, de bloemen, het licht, de muziek. Met alle partijen, leveranciers en collega’s houd je nauw contact, voor en na het evenement.

Je bent verantwoordelijk voor het aannemen, inboeken en verwerken van rondleidingen en groepsbezoeken, onder meer via onze intermediairs en bookingsportals. Je roostert hier rondleiders voor in en je draagt zorg voor de administratieve en financiële afhandeling, en je communiceert met de betrokken afdelingen over de evenementen en rondleidingen in het museum. Ook het aftersales traject hoort tot jouw taken: hoe heeft de opdrachtgever het ervaren?

Je draagt zorg voor een nette, toegankelijke locatie, in samenwerking met de afdeling Facilitaire Zaken en andere interne en externe partijen. Je houdt jezelf op de hoogte van de diverse prijsstellingen in de branche en zorgt voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. Je geeft uitvoering aan de doelstellingen van de afdeling Commerciële Zaken en verzorgt de input voor de beleidsontwikkeling van evenementen en voor de implementatie ervan.

Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Het standaard Windows-pakket ken je op je duimpje. Ervaring in een plannersfunctie en ervaring met het reserveringsprogramma Smart Event Manager zijn pluspunten.

Waar kom je te werken?

Samen met vier andere collega medewerkers evenementen en rondleidingen werk je op de afdeling Commerciële Zaken. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ontvangst van bezoekers, de informatievoorziening en de commerciële activiteiten van het museum. De activiteiten van deze afdeling zijn: bezoekers gastvrij ontvangen in onze musea, bezoekers informeren, de exploitatie van twee winkels en twee museumrestaurants, het organiseren van interne en externe evenementen en rondleidingen.

De afdeling Commerciële Zaken staat voor gastvrijheid, professionaliteit, samenwerking, enthousiasme, creativiteit en hard werken.

Het team waar je deel van uitmaakt, is 24/7 gastvrij, professioneel, werkt samen en werkt hard. We hebben een hoop plezier en genieten na het werk graag samen in ons Museumcafé Centraal om de successen van de dag te vieren. Wij geloven dat kennis aan te leren is, maar dat het horecagevoel in je bloed moet zitten. Bekijk hier een video met onze collega's.

Wat wij bieden

We bieden je passende arbeidsvoorwaarden conform de Museum-cao. De functie is ingeschaald in schaal 8 (dit betekent een salaris van € 2.963,- tot € 3.763,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek). Het pensioen is ondergebracht bij het ABP.

Hoe solliciteer je en vraag je naar meer informatie?

Voor meer informatie over de vacature en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Merel Vens. Zij is te bereiken per e-mail op mvens@centraalmuseum.nl.

Je kunt je sollicitatiebrief met motivatie en cv vóór 27 september per e-mail sturen naar vacaturecommercielezaken@centraalmuseum.nl.